みらい経営支援センター
小野英範税理士事務所
九州繁盛資料館
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| [Vol.71] 2008.08.16 |
仕事のプロになるための成功法則９９
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| 書類管理は図書館をまねよ！ |
整理整頓のコツは「捨てる｣｢分ける｣｢戻す｣の3つだと述べました。この難易度を付けると一番やさしいのは「戻す」で次は「捨てる」で「分ける」が一番難しい。
「戻す」は一番やさしいがこれができない人が何と多いことでしょう。家庭の主婦の半数はこれができません。台所を見ればわかります。包丁やおろし器など使った道具が出しっ放し。ナベもザルも流し台に積み上げられています。調味料のびんが調理台に置きっ放し。夫は「使ったらその手ですぐ元の場所に戻しなさい」と指導するがしません。しないのではなくできないのです。なぜならこうした主婦は1つの作業をしていると「戻す」に頭が回らないのです。
「捨てる」ができない人はもっと多い。大半の女性と半数の男性、つまり人口の75％ができません。どこの家でも押入れなどの収納部は使わないもので捨てられないものがギッシリ詰まっています。会社でも倉庫は捨てるべきものが保存されています。一人ひとりの机の中にもゴミの山。「捨てる」もやはり頭脳の力で、頭の悪い人はできないのです。
「分ける」は一番難しく、これが自在にできる人は10人に1人。やはり頭脳です。あまりにできる人が少ないので国家資格まであります。図書館司書の資格は「分ける」能力がある人に与えられます。
分けるポイントは2つ。
（1）立てて保管する。
本や書類を机の上や中に山積みにしてしまうと必要なものを取り出すのに時間がかかります。
「あの書類はどこにあったかな？」と上から順番に見ていくと、下に行けば行くほど探しにくくなります。そのうちに上のものが崩れて、また散らかってしまいます。さらには、せっかく見つけた後も、使い終わったらまた一番上にポンと置いてしまい、次に使う時は順番が変わってまた上から順々に探す手間が発生してしまいます。
したがって書類や本を保管する時には、机の上でも中でも、とにかく立てて保管します。そうすれば必要なものを楽に見つけられ、しかも使い終わったらまた同じ場所に戻しやすいのです。さらに、それ以降も場所がわかっているので使おうという時に即使えます。
（2）管理番号を付ける。
書類や書物を保管する時は、図書館のように分類して保管します。
たとえば、お客様用の資料をＡ、社内用をＢ、と決めます。
そこからさらに、見積書はａ、先方からいただいた書類はｂ、などと振り分けるのです。そしてまたそれをさらに細かく１.２.３・・・などと分類します。「あの資料はＢ−ｃ−８」などと図書館のように細かく分類し、保管すると便利です。
私たちの家も住所が細かく決められています。書類も同じです。数字や番号、記号などを使って管理することが効率アップにつながります。
以上2点が「分ける」のコツ。さあやってみましょう。
（感想）
整理整頓・・・何と頭の痛い言葉でしょう。私もここに書かれている通りの主婦です。家でもですが、やはり職場の自分のデスクも時には書類が積んでしまったりすることが時々あります。 一目瞭然、自分だけではなく、職場の同僚や家族にもどこに何があると、すぐわかる整理整頓を心がけたいと思います。 |
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