みらい経営支援センター
小野英範税理士事務所
九州繁盛資料館
大分県日田市上手町1-1
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| [Vol.7] 2005.12.16 |
情報システム化でスピードアップ！！
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預金通帳の手入力からあなたを解放します
ネットバンキングを利用して、預金取引をデジタル化しましょう。
キャッシュレス化すれば、会社のおカネの出し入れはすべて銀行を通ります。預金データの処理が効率化すれば、会計処理のスピードが格段にアップすることは明らかです。
毎月決まった支払や口座振替、売掛金の入金等定例的に発生する取引が自動的に仕訳されるわけですから、時間がかかっていた入力処理がスピードアップされることは確実です。
また金額の入力ミスがなくなるので、残高があっていない原因を探すのに手間取ることもなくなります。
経理がデータの流れを止めている
9割以上の会社が、会計データをコンピュータで処理しています。
コンピュータで処理しているのに、月次決算書ができるのが遅いというのは、経理が流れを止めてしまっているということなのです。
経理は仕訳作業と入力作業をスムーズに処理して、月次決算書をアウトプットしましょう。
販売管理システムは単なる『請求書発行機』？
売上を把握してない会社はありません。しかし、会社の中心となる販売管理システムと、会計システムを連動させている会社はそれほど多くはありません。
１.売上データの受け渡し
決算書を作るだけであれば、経理は１か月分の売上の合計金額だけあれば足ります。
会社の業績を見るうえで、どこまで細かい情報を知っておく必要があるかということがポイントです。
売掛金の管理を経理側でも行うのであれば、 得意先単位で売上を集計してデータを渡すようにします。
業績をどう見たいか、債権を誰が管理するのかで、受け渡すデータが変わってきます。
２．消し込み処理の自動化
得意先件数が増えれば、人間が短時間では処理できなくなります。
例えば、約2000件の売掛金の消し込み作業をエクセルで1か月間かけてやっていた会社がありました。それが銀行の消し込みシステムを活用することにより少し調整をいれるだけで2〜3日後には、回収結果リストが上がってくるようになりました。
販売管理システムを導入していても、結局、請求書発行にしか使っていない会社が少なくありません。業務管理から、売掛金の回収管理までをスムーズにするために、どのデータと連動させられるかを、ぜひ検討してください。
ワークフローシステムで決済がペーパーレスに！！
最近、ネットワーク環境を活用して、いままで書類で行っていた社内の申請や承認手続きを電子化する企業が出てきました。いわゆるワークフローシステムと呼ばれているものの機能の1つとして、経費精算があります。
第1回のe-笑顔通信では経費精算は「立替清算をしましょう」でしたが、その清算をパソコン画面から申請します。
申請された内容を上司が画面で確認しながら承認します。承認後、経理が振込指示をすると、銀行振り込みデータ、経理の仕訳が自動的に生成される仕組みです。
いままで紙に書いてハンコを捺していた作業がすべてデジタル化され、決済までをネットワーク環境で行うことができるわけです。
これにより、キャッシュレス化とペーパーレス化が実現できます。
ただし、社内で発行する伝票や申請書類をペーパーレス化することはできますが、紙の領収書や請求書は残りますので、第2回のe-笑顔通信で、書類整理の簡素化を紹介しましたが、ぜひ活用してください。
| e-笑顔通信、第1回から第7回まで、経理のシェイプアップとスピードアップを紹介してきましたが、あなたの会社も挑戦してみませんか (^.^) |
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