みらい経営支援センター
小野英範税理士事務所
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| [Vol.53] 2007.11.16 |
仕事のプロになるための成功法則９９
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| よい報告書を作る四原則 (報告６) |
報告には口頭による直接報告と文書や電子メールによる間接報告があります。口頭での報告も難しいですが、不足分や不明点を上司がその場で質問してくれますから短時間で完了します。
文書での報告は口頭報告より難しい面があります。
報告書の作成にはコツがあります。その大事なポイントは次の４つです。
（１）読み手が読みやすい文章を書く
報告書は日記や手記などの私文書ではありません。日記は自分だけにわかる文字や文章で書いてかまいません。人が読んでわからなくてもいいものです。報告書は公文書です。他人に読まれることを前提にして書くものです。報告書を提出した時点で自分の仕事が終わったと勘違いしている人も少なくありません。しかし、受け取った側が報告内容を正しく理解しなければ仕事は終わっていないのです。
したがて文章は内容が充分理解できるレベルのものが要求されます。何回読んでもよくわからない文章はいけません。ひとりよがりの表現をなくし、読みやすい文体、用語を使ってわかりやすい文章を書きましょう。
（２）簡潔にまとめる
報告書は本人と上司が事実をお互いに正しく把握できることが最重要です。そのためには文章ではなく、単語の羅列だってかまわないのです。
５Ｗ３ＨつまりWhen（いつ）、Where（どこで）、Who（誰が）、What（何を）、Why（何のために）、How（どのように）、How
many（どれくらいの数量）、How much（金額やコスト）の要素をきちんと満たした簡潔なまとめ方をしましょう。
（３）正確に事実を書く
「まあまあ」「かなり」「多い」「少ない」といった曖昧な表現を使わずに、「７０％」「２０点」「５０人」というように数字で表現しましょう。当然ながら、金額や数字を扱う報告書においては特に正確さが命です。数字は１桁１桁確認するとともに、必ずデータで裏付けされたものであるということが重要です。
ここで気をつけたいのは、事実と意見を混同しないことです。私たちはとかく主観や希望的観測をあたかも確定した事実のように書いてしまいがちです。事実と意見ははっきりと分けて書きましょう。
（４）効率よく作成する
報告書の作成に何時間、さらには何日もかけている人を見かけます。時間のむだ遣いであり、コスト意識が欠如していると見なされます。
報告書はだらだらと作成せず、「５分で仕上げる」「１０分以内」と時間を決めて一気に仕上げなければいけません。自分で判断できない場合には、報告書の提出期限を上司にしっかりと確認しましょう。
以上の４点をまとめます。
「簡潔、明瞭、読みやすく。事実を報告、そして素早く」
このキーワードに従って報告書を作成しましょう。
（感想）
その通りだと思います。いかに上司に正確な報告を伝えるかは非常に重要です。そのためには誰が読んでも読みやすく、簡潔、明瞭であることが大事。数字で表現することで、より明確になり正確に把握できると思います。
苦手な、簡潔・明瞭な報告を今後努力していきたいと思います。 |
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