みらい経営支援センター
小野英範税理士事務所
九州繁盛資料館
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| [Vol.50] 2007.10.1 |
仕事のプロになるための成功法則９９
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| 説得力のある報告(報告３) |
報告の実践的技術を続けます。
(３)初めに結論を言いましょう。
上司をいらだたせる報告の一つに“結論行方不明報告”があります。
経過や状況の説明がくだくだと長いのです。言い訳や弁明が随所にちりばめられています。お客様を悪者にし、あるいは自社の商品やサービスの欠点も盛り込みます。自分がどんなに苦労したか、精一杯努力したのか自己宣伝も含まれています。上司はしだいにイライラしてきます。がまんの限界がきて言います。「で、どうだったの？ 結論を言いたまえ！」
結論がなかなか出てこないのは、結果が思わしくない場合と、逆に予想以上の好結果が得られた場合の両方があります。前者は上司に叱られるのが怖い自己弁護の心理です。後者は上司をじらして驚かせたい、充分にほめてもらいたいという心理です。
報告は、まず結論からです。経過や状況など枝葉の説明は後回しか省略です。上司から求められたら行なうものと考えましょう。なぜなら仕事は結果の積み重ねによって前に進んで行くものだからです。
(４)箇条書き式に報告しましょう。
「商品Ａを日本タイム社から単価１８，０００円で、これは１０％値引きしたんですが、５００セット受注しました。数がまとまったので、課長の許可を得てＯＫしました。先方への商品の納入期限は６月１６日の午後１時までだそうです。７月１０日に小切手で支払ってくれるそうです。以上です」
悪い報告ではありません。これを、次のように加工したらどうでしょうか。
「日本タイム社から受注。①商品Ａ、５００セット。②単価１８，０００円、１０％値引き。課長の許可済み。③納期６月１６日１３時。④回収、７月１０日小切手。以上」
この方がスッキリしてわかりやすい。口頭報告ではとかく余計な言葉が加わって、明快さが失われがちです。報告内容を箇条書き式に整理して簡潔に伝えましょう。なお、これはメモや報告書の場合にも応用したい技術です。
(５)数字、数値で具体的に報告しましょう。
まずい報告の典型が抽象的な表現です。「まずまずでした」「一生懸命やったんですが、あまりうまくいきませんでした」これでは何のことかさっぱりつかめません。仕事をしていないと見なされても仕方ありません。「長野県全ユーザー３００社に新商品の案内をしました。電話で後追いをし、決定が２社、検討中が５社です。そのうち３社は確率８０％、残り２社は３０％の見込です。」これが具体的報告です。
情緒的言葉を数字に置き換える思考トレーニングをしましょう。状況を数字で把握する技術を身につけましょう。「とても多くの人」ではなく「５００人くらい」、「だいたい終わりました」ではなく「８０％終了」というように数字や数値で表現する習慣をつけましょう。
(感想）
「まず結論から・スッキリと・具体的に」
報告する上での３か条ですね。自分はまだまだ実践できていませんが、今後心がけていきたいと思います。 |
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